Cum sa te organizezi mai usor – ghid complet

Dacă până acum ţi-am povestit foarte pe scurt cum mă organizez eu, cum e viaţa de freelancer la început de drum şi ţi-am mai dat câteva hinturi pe Social Media despre tool-uri şi alte strategii, iată că abia acum mi-am făcut curaj să mă apuc de acest articol super amplu.

Brace yourself şi ia o cafea lângă tine! Avem foarte multe de discutat. Voi încerca, pe cât posibil, să structurez cât mai uşor de înţeles totul şi sper din toată inima să te ajute să te organizezi mai uşor.

Cum mi-am organizat biroul

Spre deosebire de ceea ce vezi pe Pinterest, adică birouri suuuuper accesorizate cu tot felul de chestii, la mine e total invers. Am ajuns la concluzia că cel mai bine lucrez cu biroul gol. Laptop + agendă + cană de cafea – it’s all I need. Câteodată mai vezi o cremă de mâini sau un bol cu migdale sau alte ronțănele, în funcţie de necesităţile zilnice.

Nu o să neg că la început am fost şi eu fascinată de pozele pe care le vedeam şi mi-am cumpărat 5 suporturi de pixuri, creioane, markere etc. Şi multe alte accesorii. Însă, le-am depozitat pe toate într-o cutie măricică de la Ikea, pe care am aşezat-o pe biblioteca de lângă birou. În felul acesta, pot să ajung rapid la ea, dacă am nevoie de un pix nou, capsator, foarfecă s.a.m.d.

Bun! Şi pentru că în poza de mai sus se vede şi tabla mea de plută, care mă ajută enorm la organizare, în rândurile următoare îți voi povesti puţin despre ea.

1. Obiectivele pe 2017

• le-am împărțit pe domenii: dezvoltare personală, sănătate, financiar și business.
• am avut nevoie de post it-uri roz, în forma de inimioară (ca să fie mai deosebite decat restul notițelor), marker și piuneze.

2. Weekly To Do Lists

•  sunt 3: Blog, Vlog și Business;
• la blog am planul editorial pe săptămâna aceea + chestii tehnice de rezolvat când e cazul sau îmi notez ce mai am de pozat sau la ce mailuri mai trebuie să răspund.
• la vlog sunt doar planurile de viitor, pe care le tot amân. Speeeer din toată inima ca cel târziu luna viitoare să fie totul așezat cum îmi doresc.
• la business sunt trecute sarcinile pe care le am pentru clienții cu care lucrez pe PR și digital marketing.

3. Calendarul este nelipisit

Mă ajută enorm să îl am în faţă pentru a-mi stabili mai uşor întâlnirile, pentru a nu uita ce evenimente mai am s.a.m.d.

În plus, mai poţi găsi liste de cumpărături, tot felul de stickere sau poze sau citate motivaţionale/inspiraţionale.

Pe lângă tabla de plută, am mereu la mine agenda. Aici avem Daily To Do Lists. Pe ea o port mereu cu mine în geantă pentru că nu întotdeauna lucrez de acasă, iar atunci când ies la o cafenea, tabla de acasă nu mai e de mare ajutor. Agenda mea e foarte minimalistă. Am în fiecare zi o listă, cu bullet points, pe categorii (blog, personal şi business) tot ce am de rezolvat în ziua respectivă. De obicei, fac aceste liste de seară, pentru ca următoarea zi dimineaţă să mă pot organiza cât mai rapid.

And nowwww… Pentru pasionatele de aplicaţii mobile, chill, nu duc lipsă. Am şi aici câteva recomandări.

Prima aplicaţie şi cea mai mişto, din punctul meu de vedere, este Evernote. De ce? Pentru că se poate instala şi pe laptop, dar şi pe telefon, şi le poţi sincroniza. Are super multe funcţii (nici eu nu le-am descoperit pe toate încă), dar am să îţi arăt în mare cum funcţionează, ca să îţi faci o idee şi să îţi da seama dacă te-ar ajută. Ah, şi e gratuită. Poţi împărţi cu alţi utilizatori diferite materiale, notiţe, liste pe care le salvezi pe aplicaţie. Poţi face prezentări. Eu zic să te joci puţin pe acolo, că-i interesant.

A doua aplicaţie pe care o folosesc este DOAR PENTRU FETE (în cazul în care eşti băiat, poţi să dai skip la asta). Este vorba despre aplicaţia P.C. (Period Calendar), prin care îmi monitorizez menstruaţia sau diferite modificări ce pot să apară. Consider că e un aspect foarte important din viaţa unei femei şi cum sunt obligată să reţin foarte multe lucruri, mă ajută foarte mult să pot nota undeva lucrurile astea şi să le pot şterge din minte. Nu mai suntem pe vremea bunicii să le notăm în calendare sau carneţele, aşa că îţi sugerez cu mare drag această aplicaţie sau oricare altă asemănătoare ei.

A treia aplicaţie se numeşte 7 Weeks şi este o aplicaţie menită să te ajute să îţi implementezi anumite obiceiuri. De exemplu, mi-a fost super greu să mă obişnuiesc să iau nişte pastile de imunitate, care de altfel erau importante. La fel de greu mi-a fost să mă motivez să beau smoothie de sfeclă în fiecare dimineaţă. Ca acestea sunt multe altele pe care aş vrea să le fac, dar fie uit, fie sunt prea comodă. În principiu, adaugi un habit, alegi zilele în care vrei să faci acel lucru, poţi adăuga un nume, un icon şi detalii. Aplicaţia îţi va trimite o notificare de fiecare dată când trebuie să faci acel lucru. Easy, right?

Şi ultima, însă nu cea din urmă, este aplicaţia de mind mapping. Conceptul de mind mapping presupune, aşa cum îi spune şi numele, schiţarea unei hărţi a minţii tale. Te-ai trezit de multe ori cu creierul plin de planuri şi idei, dar dacă încerci, efectiv, să le transmiţi mai departe, conştientizezi că nu ai habar de unde să începi şi care-i esenţa gândurilor tale? Ei bine, fix pentru momente din astea, cineva (foarte smart, de altfel) s-a gândit să inventeze aplicaţia de mind mapping. Bine, la vremea asta, sunt deja extrem de multe – unele gratuite, altele cu plată. Eu am găsit una destul de rudimentară, dar care funcţionează perfect pentru mine. Dacă sunt prea multe funcţii la mijloc, mă încurc în ele şi nu e deloc util. Ţi-aş fi arătat propria hartă, dar e mai intimă, aşa că ne vom mulţumi cu una luată de pe net.

Cum funcţionează? Ai o idee de bază. Sau mai multe. Dar le iei pe rând. De la ideea de bază pornesc idei mai mici. Iar ca să rezolvi the main thing, rupi fiecare idee mică în acţiuni ce trebuie îndeplinite. Uite mai jos imaginea a ceea ce încerc să explic.

Poţi să faci asta la fel de bine cu o foaie şi un creion, dar cumva mi se pare mai organizat şi mai rapid cu ajutorul aplicaţiilor. La un search pe Google, vei găsi mai mult decât suficiente.

Ah, şi mai am ceva important. Sfântul Google Drive. Aici lucrez cu toţi clienţii pe care îi am. Aici urc materiale, prezentări – ei pot vedea în real time, pot comenta, pot accesa oricând s.a.m.d. Mi se pare cel mai uşor.

Aaaand I’m done! Vreau să ştiu, însă, şi alte tool-uri sau trucuri, aşa că nu ezita să îmi scrii dacă ai vreo idee! Kisses!