Prima dată când m-am lovit de problema „cum să scrii un e-mail ca să te asiguri că primești și un răspuns” a fost acum aproximativ un an, când am decis să încep acea categorie pe blog „People’s stories”, care presupunea să iau interviuri unor persoane care mie îmi păreau interesante.
Entuziasmul era la locul lui, lista cu oameni faini era interminabilă, întrebările erau deja conturate în mintea mea… Urma să contactez efectiv persoanele via e-mail. Lucru care nu m-a speriat la început, mai ales că experimentasem viaţă de PR şi ştiam care-s paşii. Până în momentul în care am realizat că acum vorbesc în numele meu, fără un brand în spate, o simplă bloggeriţă fără notorietate.
Ei bine, după câteva mailuri date, am avut parte de răspunsuri rapide şi invitaţii la cafea. Alţii m-au pus în legătură cu PR-ii lor, să stabilesc ce şi cum. Alţii nu mi-au răspuns nici până în ziua de azi şi au fost şi oameni care m-au dus cu zăhărelul până m-am plictisit eu să mai insist.
Şi pentru că m-au întrebat oameni din tot soiul de domenii, poate de curiozitate, poate pentru că vor să înveţe, cum am reuşit, totuşi, să obţin nu numai un interviu, dar şi relaţii de prietenie, printr-un simplu e-mail, am decis să scriu un articol cu ceea ce am învăţat eu de-a lungul timpului.
1. Nu scrie niciodată romane – keep it short!
Şi eu m-aş speria dacă aş primi un mail de 2000 de cuvinte. Aşadar, încearcă să fii succint, dar cât mai explicit cu ceea ce doreşti de la cel căruia îi trimiţi mail, eventual ce poţi tu oferi la schimb, în funcţie de motivul pentru care trimiţi mailul. Inserează link-uri unde este cazul de mai multe informaţii, aşa încât, dacă omul vrea să afle mai multe, să poată găsi totul la un click distanţă.
2. Ai mare grijă la nume!
Vai, de câte ori mi s-a întâmplat să mi se spună Cristina în loc de Cristiana! Nu, nu sunt aşa nebună încât să refuz să citesc mai departe mailul, dar persoana în cauză are o bilă neagră. Posibil să dai peste o persoană mai relaxată, care se va amuza pe tema asta, sau de o persoană care se va simţi jignită că nici măcar numele nu l-ai scris corect. So, mare atenţie la asta!
3. Fă-ți temele aka research amănunțit.
Mai ales în cazul interviurilor, mi s-a părut etapa cea mai importantă din întreg procesul de contactare. Nu aveam cum să fiu relaxată în exprimare, dacă nu aş fi cunoscut background-ul persoanei respective, ce îi place şi ce nu şi care ar fi punctele tari de care mă pot lega.
4. Scrie într-o notă personală.
Ştiu că pare dificilă treaba asta, dar cred cu tărie că vei avea mai mult succes dacă scrii ca de la om la om, nu ca de la robot la om. Dar extremele nu-s bune, aşa că a deveni mult prea prietenos nu e o alegere bună. Naturaleţea e punctul forte. Mie mi s-a întâmplat să stau cu mailul deschis o oră şi să nu ştiu cum să îmi formulez ideile. Am închis laptopul, am dansat puţin prin casă, mi-am sunat prietena şi am scris mailul noaptea, când mintea mea era mai relaxată.
5. Arată-ți aprecierea!
Se ştie, e dovedit ştiinţific – oamenilor le place să fie lăudaţi. În cazul meu a fost foarte simplu să le scriu oamenilor cât de mult îi apreciez, pentru că într-adevăr făceam asta. Şi nu m-am ferit niciun moment să recunosc că mi-au fost sursă de inspiraţie şi că le urmăresc activitatea şi că îmi plac.
6. E ok să trimiți și un reminder!
Asta a fost partea cea mai grea la mine. Mă simţeam foarte prost să revin cu reminder. Tot timpul consideram că, dacă nu mi s-a răspuns, oferta mea a fost neinteresantă pentru persoană în cauză. Uhm, not all the time. A uita e cât se poate de omenesc, aşa că e posibil ca mailul tău să se fi rătăcit printre zecile din mailbox.
7. Cere un număr de telefon, stabilește o întâlnire.
Îndrăzneşte să propui o întâlnire sau să vorbiţi ulterior la telefon, pentru a detalia condiţiile colaborării. În felul acesta, dezvolţi şi alte skill-uri. După cum spuneam în introducere, eu am legat chiar relaţii de prietenie în urma unor astfel de întâlniri.
Sursa foto: Pinterest
